PROPOSAL TUGAS AKHIR

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PIUTANG MENGGUNAKAN METODE PENGEMBANGAN SISTEM BERORIENTASI OBJEK UNIFIED APPROACH

(Studi Kasus Di PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Garut)”

1.1 Latar Belakang

PT. Pos Indonesia (Persero) Garut adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos diantaranya adalah pengiriman dan surat kilat khusus-paket pos, dalam kegiatannya banyak pelanggan/mitra yang sama yang sering melakukan pengiriman kepada PT. Pos, sebagai perusahaan layanan masyarakat yang memberikan nilai tambah yang tinggi bagi kepuasan pelanggan, dalam pembayarannya PT. Pos memberikan kredit kepada pelanggan dengan perjanjian kerja sama atas jasa pengiriman tersebut berdasarkan jangka waktu yang ditetapkan, sehingga  timbulah tagihan terhadap pelanggan yang juga disebut sebgai piutang.

Bagi PT. Pos kegiatan piutang tentu berpengaruh dalam pencapaian pendapatan perusahaan, piutang tersebut tentunya harus di kontrol dan di jalankan dengan baik, karena kesalahan yang terjadi dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan maupun kerugian bagi pelanggan. Kegiatan piutang pada PT Pos di lakukan oleh bagian pemasaran yang terdiri dari supervisor pemasaran yang bertanggung jawab atas segala kegiatan piutang yang menajdi tugas dan wewenangnya, staf PLP (Penata Layanan Pos), dan customer service.

Bagian pemasaran mempunyai pembagian tugas yang jelas sehingga setiap staf pemasaran dapat melaksanakan tugas dengan lancar sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan, akan tetapi dalam mengelola neraca piutang perhari, saldo akhir piutang pendapatan, dan daftar pengeposan pelanggan bagian pemasaran masih membutuhkan waktu yang cukup lama dalam mengentri data, dokumen-dokumen dari mitra PKS (Perjanjian Kerja Sama), dan terkadang terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan entry data yang mengakibatkan timbulnya masalah baru bagi perusahaan.

Permasalahan yang sering terjadai adalah seringnya pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan melebihi batas waktu yang telah ditetapkan, karena kurang terkontrolnya penagihan  terhadap pelanggan yang dilihat dari laporan pembukuan piutang pelanggan, didalam piutang tersebut dapat diketahui saldo akhir piutang pelanggan yang belum dilunasi dan jatuh tempo atau umur piutang masing-masing pelanggan dalam pembayarannya, dan sistem yang sedang berjalan di PT POS belum dapat menghindari permasalahan tersebut, karena sistem masih dikerjakan secara manual oleh staf pemasaran.

Oleh karena itu, dalam menunjang  pengendalian piutang  tersebut, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola aktifitas piutang dengan baik. Maka sistem informasi yang diharapkan dapat mengendalikan sistem piutang yang sedang berjalan dengan terkontrolnya laporan neraca piutang perhari, laporan saldo akhir piutang pendapatan perbulan, daftar pengeposan pelanggan, tagihan terhadap pelanggan, dan dimana dengan sistem tersebut perusahaan dapat mengetahui perkembangan piutang, sehingga dengan sistem informasi pengendalian piutang ini maka diharapkan kinerja perusahaan dapat ditingkatkan.

Untuk melakukan pengembangan sistem informasi diperlukan suatu pendekatan yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah, pada tahap analisis dan perancangan sistem terdapat beberapa macam pendekatan, diantaranya pendekatan berorientasi objek. Berdasarkan latar belakang di atas,  dalam pengembangan sistem ini digunakan metode analisis dan desain pendekatan berorientasi objek dengan Unified Approach (UA) dari Ali Bahrami (1999) dengan judul “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PIUTANG MENGGUNAKAN METODE PENGEMBANGAN SISTEM BERORIENTASI OBJEK UNIFIED APPROACH (Studi Kasus Di PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Garut)”

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat teridentifikasi beberapa masalah diantaranya sebagai berikut :

1. Sistem masih dikerjakan secara manual.
   1. Belum adanya informasi yang memadai untuk kepentingan :
      1. Atasan
      2. Supervisor pemasaran
      3. Staf PLP
      4. Customer Service

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari pengembangan sistem informasi ini adalah untuk mengembangkan sistem menjadi terkomputerisasi, dan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi untuk Atasan, Supervisor pemasaran, Staf PLP, dan Customer Service.

1.4 Batasan Masalah

Mengingat ruang lingkup permasalahan yang cukup besar, serta untuk menghindari pembahasan yang melebar, maka penulis membatasi laporan Tugas Akhir ini kedalam beberapa batasan masalah, antara lain:

1. Sistem Informasi yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada aktifitas bisnis pengendalian piutang.
2. Sistem informasi yang dirancang diarahkan untuk menunjang kinerja manajemen pada bagian pemasaran dalam mengelola sistem piutang.
3. Tahap analisis dan perancangan sistem menggunakan bahasa pemodelan Unified Modelling Language (UML), karena UML menjangkau bidang kebutuhan (requirement), analisis dan perancangan, dan secara unik juga bidang implementasi serta dapat mendokumentasikan sistem berdasarkan prinsip-prinsip perancangan berorientasi objek
4. Pembahasan dibatasi pada pengembangan sistem menggunakan pendekatan Object Oriented Development (OOD) Unified Approach (UA) dari Ali Bahrami (1999).
5. 5. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu bahasa BASIC, dengan menggunakan Interface Visual Basic 6.0.
6. Database yang digunakan untuk mengembangkan database dalam penelitian ini menggunakan Microsoft Access 2003.

1.5    Metode Penelitian

Dalam pembahasan tugas akhir ini, dilakukan penelitian melalui dua tahap, yaitu:

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

• Teknik Wawancara, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada staf pekerja yang ada sesuai dengan penelitian yang dilakukan.
• Studi Kepustakaan, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari dan menganalisa beberapa referensi buku yang berkaitan dengan masalah-masalah yang ada dalam ruang lingkup penelitian ini.
• Observasi, yaitu suatu teknik pengmpulan data yang bersifat langsung, dimana peneliti langsung mengamati kinerja yang ada pada perusahaan, sehingga bisa diketahui sejauh mana kelancaran kinerja yang ada dan dapat mengetahui informasi-informasi apa saja yang akan diidentifikasi.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Dalam Pengembangan sistem, akan digunakan pendekatan berorientasi objek dengan Unified Approach (UA)  dari Ali Bahrami (1999). UA adalah suatu metodologi pengembangan sistem berbasis objek yang menggabungkan proses dan metodologi yang telah ada sebelumnya dan menggunakan UML sebagai standar pemodelannya. Proses dan tahapan yang ada dalam UA merupakan proses-proses  terbaik yang diambil dari metode objek yang telah diperkenalkan oleh Booch, Rumbaugh, dan Jacobson. Selain itu, langkah-langkah yang ada dalam UA sangat iteratif dan memudahkan pengembang sistem dalam memahami sistem sehingga UA dijadikan sebagai  metodologi pengembangan sistem dalam Tugas Akhir ini.

Tahap Analisis dalam UA ditujukan untuk mengidentifikasi kelas-kelas yang terdapat dalam sistem. Kelas-kelas yang telah teridentifikasi sebagai output di tahap analisis akan dijadikan input pada tahap perancangan. Sementara itu, output dari tahap perancangan adalah perangkat lunak yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan user.

Langkah-langkah yang harus dilakukan pada metodologi UA dari Ali Bahrami (1999) adalah sebagai berikut:

1. Tahap Analisis

Gambar 1.1: Tahap Analisis UA

Keterangan:

• Identifikasi Aktor

Tahap menganalisis aktor yang akan berinteraksi dengan sistem

• Pengembangan  Diagram Use Case dan Diagram Aktifitas

Tahap yang menggambarkan alur kerja sistem dalam diagram aktifitas dan menggambarkan interaksi antara user dengan sistem dalam diagram use case

• Pengembangan Diagram Interaksi

Diagram interaksi yang digunakan adalah sequence diagram, dalam diagram ini digambarkan interaksi antar objek dalam sistem melalui pesan yang dikirimkan dari objek yang satu ke objek yang lain.

• Identifikasi Kelas-kelas, relasi, atribut dan method

Proses mengidentifikasi kelas, relasi, atribut dan method dalam sistem berdasarkan proses sebelumnya.

• Pemeriksaan terhadap tahap sebelumnya.

Proses pemeriksaan terhadap hasil akhir tahap analisis. Bila terdapat kesalahan maka  kembali ke tahap awal analisis bila hasilnya benar maka akan dijadikan input tahap perancangan UA.

1. 2. Tahap Perancangan

Gambar 1.2:  Tahap Perancangan UA

Keterangan :

• Perancangan kelas, asosiasi, metode dan atribut

Pada tahap ini dilakukan perancangan dan pemeriksaan atribut, method dan visibilitasnya terhadap kelas-kelas yang telah teridentifikasi.

• Menyaring (Memeriksa) UML Class Diagram

Proses menyaring diagram kelas mulai dari nama kelas, asosiasi, atribut serta method-nya. Tahap ini difokuskan pada penggambaran method yang ada dengan activity diagram.

• Perancangan Layer Akses dan Layer Antarmuka

Proses merancang Layer akses dan Graphic User Interface (GUI) berdasarkan pada class diagram yang telah dirancang sebelumnya.

• Pengujian

Proses terakhir dari perancangan sistem adalah melakukan pengujian terhadap sistem. Apakah telah memenuhi kebutuhan atau masih terdapat kekurangan. Bila masih ada kekurangan maka dilakukan perbaikan.

1.6    Kerangka Pemikiran

Sistem pengendalian piutang yang dilakukan dengan baik, diharapkan mampu menghasilkan informasi yang berkualitas untuk menunjang kebijakan manajemen. Selain itu, dengan pengelolaan kegiatan usaha yang baik diharapkan mampu memberikan kenyamanan bagi masyarakat dalam melakukan transaksi. Oleh karena itu, agar semua kegiatan bisnis yang ada di PT. Pos ini dapat teridentifikasi dengan baik, dan semua kebutuhan sistem dapat di jabarkan berdasarkan proses bisnis yang teridentifikasi tersebut, maka tahapan analisis harus dilakukan sesuai dengan metode analisis yang digunakan dalam penelitian, yaitu menggunakan  metode analisis Unified Approach (UA). Setelah proses analisis selesai dan semua kebutuhan sistem teridentifikasi, kemudian dilanjutkan ke tahap pengembangan sistem dengan mengikuti tahapan pengembangan sistem sesuai dengan tahapan pengembangan sistem yang ada pada konsef Object Oriented Development (OOD) Unified Approach (UA).

Dari Sistem Informasi hasil pengembangan tersebut, kemudian di ambil kesimpulan sejauh mana informasi yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan informasi untuk menunjang manajemen perusahaan dalam mengambil kebijakan dan tindak lanjut dari keadaan organisasi berdasarkan informasi yang dihasilkan tersebut. Untuk lebih jelasnya kerangka pemikiran ini dapat digambarkan dalam gambar sebagai berikut:

Gambar 1.3: Kerangka Pemikiran

1.7    Sistematika Penulisan

Agar penelitian tugas akhir ini dapat dipahami dengan baik dan dapat memberikan gambaran umum tentang isi dari penelitian tugas akhir ini, maka penyusun membuat sistematika penulisan penelitian tugas akhir sebagai berikut:

BAB I    PENDAHULUAN

Berisi latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, , metode penelitian, kerangka pemikiran dan sistematika penulisan.

BAB II   LANDASAN TEORI

Berisi teori dari berbagai sumber yang digunakan sebagai referensi baik didalam kegiatan analisis maupun perancangan untuk menyelesaikan permasalahan dari studi kasus yang dipilih. Serta memuat konsep-konsep dasar yang menjadi guidlines sehingga aktivitas analisis sesuai dengan aturan-aturan yang baku.

BAB III ANALISIS SISTEM

Berisi analisis yang menggambarkan keadaan current systems dengan menggunakan metodologi Unified Approach (UA) dari Ali Bahrami (1999) yang merupakan bagian dari konsep pengembangan sistem berorientasi objek.

BAB IV DESAIN SISTEM

Bab ini memberikan gambaran tentang pemodelan sistem, arsitektur sistem, dengan pendekatan UA dari Ali Bahrami (1999). Pada bab ini akan dibuat suatu rancangan dari hasil tahapan analisis sebelumnya, yang kemudian akan dibuat suatu perangkat lunak (software) sebagai produk akhir.

BAB V   KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan yang dapat ditarik dari pembahasan dan merupakan hasil dari penyelesaian permasalahan serta saran-saran dari penyusun yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan tempat penelitian.

DAFTAR PUSTAKA